Prilly - Archives communales

• Archives de la Ville de Prilly
• ACPrilly

• Municipal

1952: Aménagement d'un local d'archives et économat au 1er étage du Château.

1954: Aménagement d'un local pour les archives communales dans les combles de la tour du Château. Elles étaient auparavant dans une armoire au galetas du Collège-Centre. Inspection des archives du Conseil communal: "ordre parfait".

1956: La Municipalité décide de faire classer les archives communales par M. Chapuisat (Jean-Pierre), professeur au Collège du Sentier et recommandé par les Archives cantonales (lettres du 09.02.1956 et du 15.02.1956).

1968: M. Amaudruz remercie le syndic Jean-Petit-Matile (Alfred) de l'avoir autorisé à consulter les archives communales et de la confiance témoignée "*en lui permettant d'emporter ces divers livres à son domicile".

1970: La Municipalité étudie le problème des archives communales d'entente avec l'archiviste cantonal: "Leur mise à jour sera faite en 1971".

1974: La Commission de gestion demande à la Municipalité de prendre des mesures pour la protection des archives contre les dangers d'incendie. La Municipalité décide de transférer les archives dans un local de protection civile du Collège de Jolimont. Les documents qui nécessitent un consultation fréquente sont conservés au Château.
Une mise en ordre des archives a lieu en 1974, soit un important travail de tri et d'épuration, fait selon les instructions de l'archiviste cantonal sur l'initiative de l'administration communale (rapport d'activité 1974).

1975: Un crédit de CHF 16'000.- est accordé pour la protection des archives contre les risques d'incendie (préavis 1975-08). Une porte anti-feu est créée dans les combles du Château et 4 armoires spéciales sont achetées, pour la conservation des documents à usage fréquent qui doivent de ce fait rester au Château. Le reste des archives a été transporté à Jolimont. "Tout est en ordre maintenant".

1976: M. Chapuisat (Jean-Pierre), adjoint du directeur des Archives cantonales vaudoises, accepte de réaliser une transcription des 7 plus anciens documents se trouvant dans les archives communales et datés de 1627 à 1792. Il s'agit notamment d'actes relatifs à des opérations immobilières.

1998: Un gros travail d'évaluation et d'identification des archives communales est entrepris; le travail est confié à M. Chételat (Norbert), recommandé par les Archives cantonales Vaudoises. La tâche est plus importante que prévu et nécessite notamment la création d'un archivage spécifique pour les documents devant être conservés sans limite de durée. Le travail devra se poursuivre en 1999.

1999: Un mandat complémentaire d'épuration est à nouveau confié à M. Chetelat (Norbert). Si l'épuration des archives des principaux services est terminée, le solde de ce travail et l'inventaire des archives en général, conformes aux recommandations cantonales, devront encore être prévus dès l'an 2000.

2000: Création d'un poste d'archiviste intercommunal et engagement d'une archiviste à 100%, dont 50% sont attribués à Prilly.
Sous l'impulsion de la secrétaire municipale de Prilly, une archiviste professionnelle est engagée par la Commune: elle partage son taux d'activité (100%) entre plusieurs communes de l'Ouest lausannois, avec comme point d'attache la Commune de Prilly. Auparavant, les archives communales ont été traitées de façon sporadique par des personnes indépendantes, notamment pour faire l'évaluation de certains fonds.

2001-2010: Description progressive des archives; création d'une politique de gestion des archives, avec contrôle des versements et éliminations; élaboration et implémentation de plans de classement dans les services producteurs. Les recherches sont désormais effectuées principalement par l'archiviste, même si les services producteurs continuent de faire des recherches dans les archives par eux-mêmes.

2011: Après une période d'environ deux ans dans des locaux provisoires sis à Corminjoz, l'administration communale emménage en novembre dans les locaux dits du "Nouveau Château", Rte de Cossonay 40. Les archives communales sont également concernées, puisqu'un grand local d'archivage et un bureau, avec espace pour la consultation, ont été créés au sous-sol du nouveau bâtiment. Les archives définitives sont en partie rapatriées de Jolimont dans ce nouveau local. Les archives communales ont toutefois conservé le local de Jolimont pour des fonds issus de services de l'administration dont les bureaux sont situés ailleurs qu'au Château.

L'administration communale dépend de la Municipalité (Exécutif) et du Conseil communal (Législatif). Elle est divisée en dicastères, eux-même divisés en services.

• Services généraux: Administration générale, Informatique, Ressources humaines
• Finances
• Urbanisme et Constructions
• Travaux et Voirie
• Domaines et Bâtiments (Exploitation et Technique)
• Energie et Environnement
• Petite Enfance, Jeunesse, Aide sociale communale

L'Administration générale est elle-même subdivisée:

• Greffe municipal, auquel les Archives communales sont rattachées;
• Office de la population;
• Bibliothèque communale.

Les archives courantes sont gérées par les services de l'administration; des plans de classification ont été mis en place progressivement depuis 2003 en collaboration avec les services et les Archives communales. Ils font l'objet de mises à jour régulières.

Les services de l'administration versent régulièrement leurs dossiers aux Archives communales, au terme du délai d'utilité; des bordereaux de versement en attestent.

Les Archives communales accueillent:
• les fonds issus des autorités communales et de l'administration;
• des fonds de services intercommunaux dont le siège est sur le territoire communal
• des fonds privés (en principe: dons) ayant un lien historique avec la commune.

< 1954: Collège-Centre, armoire au galetas du collège.

1954: Transfert dans les combles de la tour Château

1975: Transfert partiel dans deux locaux du Collège de Jolimont, aménagés à cet effet. Les documents à usage fréquents restent au Château. 4 armoires spéciales sont achetées.

1999: Collège de Jolimont - Les Archives communales sont fermées par une porte blindée et un cadenas.

2001: L'archiviste dénonce le manque de place à disposition à Jolimont: les locaux d'archives sont trop exigus et ne permettent pas d'accueillir l'ensemble des archives de l'administration communale. Les locaux se multiplient pour faire face à ce problème: des locaux sont mis à disposition temporairement dans les abris de protection civile du Collège du Grand-Pré.

2011: Transfert d'une partie des archives définitives dans le nouveau bâtiment administratif du Château, en avril. [2 dépôts dédiés à l'archivage: Château & Jolimont].

Les Archives communales conservent :
• des fonds provenant de l'administration communale et de ses institutions politiques, y compris un fonds photographique et un fonds de plans;
• quelques fonds privés (sociétés locales, entreprises ayant (eu) leur siège social à Prilly, ...).

1965: Répertoire et transcription des documents du "Fonds ancien"

2001: Inventaire réalisé dans le cadre du projet "Panorama" des Archives cantonales vaudoises: http://www.panorama.vd.ch/archivplansuche.aspx

2002-2011: Inventaire réalisé progressivement à l'interne de l'administration, accessible sur le système intranet local
•Inventaire interne: https://archives.prilly.local/

L'inventaire réalisé entre 2002 et 2010 a été exporté en 2012 en format xls et mis à jour progressivement à jour pour transfert sur AtoM (inventaire publié et/ou interne).

2012-actuel: Inventaire revu dans le cadre de la révision des inventaires selon ISAD(G) et leur intégration dans AtoM:
• Inventaire publié: https://vaud.archivescommunales.ch/
• Inventaire interne (AtoM).

Les Archives communales sont ouvertes au public sur rendez-vous uniquement.

La consultation est ouverte à toute personne désireuse de faire une recherche. Les lecteurs sont enregistrés, ainsi que les motifs de leur recherche.

Le bâtiment de l'administration communale est accessible en bus (TL Lignes 9 et 33), arrêt "Prilly Centre".
L'accès est possible en voiture (parking: voir possibilités de parcage dans le quartier, en zone bleue, ou dans le parking payant du centre commercial situé en face des bâtiments de l'administration). Une place de parc pour les personnes souffrant d'un handicap est à disposition à côté du bâtiment administratif.
Un ascenseur interne au bâtiment permet d'accéder facilement aux Archives.

L'archiviste est à disposition du public pour l'accompagner dans ses recherches.

Selon les Dispositions municipales relatives à l'archivage de la Ville de Prilly (2015), art. 12 - Modalités de reproduction de documents:
La photographie des documents (sans flash ni pied) est autorisée en salle de lecture.
Les reproductions de documents sont exécutées à la demande des intéressés à condition que l'état de conservation du/des document/s le permette. Le recours aux documents numérisés est systématiquement dès lors qu'ils sont disponibles.
La reproduction ou la publication de documents par le public est soumis à l'accord des ACPrilly. La mention de la provenance des documents ("Archives de la Ville de Prilly", suivie de la dénomination du fonds utilisé) doit accompagner tout document reproduit ou publié. Dans ce cas, les auteurs s'engagent à remettre spontanément et gratuitement aux ACPrilly un exemplaire de leur travail ou à en autoriser la copie en cas de tirage réduit. (...).
Photocopies: Les tarifs communaux sont applicables (10ct/copie).

CH - ACPrilly - Institution

CH - ACPrilly

ISDIAH

Revised

09.10.2012: création
24.05.2013 / 01.04.2014 / 14.09.2015: révisions
06.03.2018: révision
02.03.2021: révision

2012-2018: Friedmann (Delphine)
02.03.2021: Pieracci (Aurélie)