Documents classés selon le plan utilisé par la commune pour la gestion de ses dossiers.

Docuteam distingue habituellement trois types de cotes de classement d'un dossier d'archives : la cote de classement physique, intellectuelle, et d'identification.

• Concernant la cote d'identification, docuteam a choisi d'introduire parfois dans le fonds Pictet un numéro d'identification arbitraire construit à partir de la date de versement selon le modèle suivant « [versement].[année].[numerus currens] » (ex : « v.1997.342 »), mais cela reste réservé à quelques cas.
• Concernant la cote de classement intellectuel, il s'agit de celle tirée du plan de classement mis en place par Robert Pictet en 1993.
• Concernant la cote de classement physique, les archives contenues dans ce fonds étaient classées avant l'intervention de docuteam selon leur cote de classement intellectuel. Il a été décidé de renoncer partiellement à cette méthode et d'ajouter une cote de classement topographique quand s'était possible et souhaitable. Cette dernière cote permet de réaliser des regroupements selon l'importance des pièces et selon leurs formats. Cette cote topographique se présente selon le modèle suivant : « [Importance] [espace] [format] [espace] [option : type de contenant] [espace] [numerus currens] » (exemple : « BB 024 » = « [importance moyenne] [format A4] [carton1] [numéro 24] » ; Les codes utilisés sont les suivants : Pour l'importance, trois lettres possible : A [importance maximale] = documents appartenant à des séries prioritaires, B [importance moyenne] = documents à valeur probante mais n'appartenant par au groupe A, C [importance faible] = documents sans valeur probante gardés à titre de curiosités. Pour les formats, trois codes possibles aussi : A [folio] = plus grand que le format B et qui entre dans un carton Oekopack Folio no 2070 (dimensions 285mmx405mmx100mm), B [A4] = tout ce qui rentre dans un carton Oekopack no 2030 (dimensions 255mmx330mmx100mm) donc qui est de format A4 ou plus petit, C [Journal] = tout ce qui rentre dans un carton Oekopack no 2076 (dimensions 375mmx510mmx75mm), et enfin HF [Hors format] = tous ce qui est plus grand que format C.

En résumé, pour retrouver une unité dans le local d'archives au 1er étage de la maison de commune, il faut relever l'emplacement, le n° de contenant et le n° de dossier.