Cote
Titre
Date(s)
- 1314- (Production)
Niveau de description
Section
Étendue matérielle et support
33 ml (uniquement archives historiques). Documents textuels, photographies
Nom du producteur
Histoire administrative
Histoire archivistique
Les archives communales d’Eysins sont conservées dans un local de la Protection civile situé au sous-sol du bâtiment du Perron. Ce local est équipé d’armoires métalliques fermées. La capacité d’accueil totale est de 65 mètres linéaires. L’état sanitaire des documents était satisfaisant en décembre 2011. La majeure partie des archives prenait place dans des boîtes ou des classeurs fédéraux peu adaptés à la conservation à long terme des archives historiques. Il a fallu procéder à l’évaluation (conservation ou élimination) de 18.08 mètres linéaires de documents (244 classeurs et 10 boîtes). Au final, seulement 4.6 ml ont été intégrés à l’intérieur du plan de classement « type plan comptable » et environ 800 kilos de documents ont étés éliminés.
Le local d’archives a été entièrement nettoyé et réorganisé dans le but de densifier la masse documentaire. Les documents des années 2005 à aujourd’hui prennent place dans des boîtes et des fourres à rabat ISO 9706 fournies par la maison Oekopack. Par ailleurs, les trombones et les fourres en matière plastique ont été retirés des dossiers. Enfin, pour simplifier les recherches, une partie des archives a été étiquetée avec un numéro en ordre continu (BO 1 à … La mention BO signifie « boîte »).
L’état sanitaire des archives est désormais plus que satisfaisant. Seul bémol, en l’absence de déshumidificateur, l’humidité relative de l’air est en dessus de la norme de 55% pour une température aux alentours de 18-20°.
Source immédiate d'acquisition ou de transfert
Portée et contenu
Le fonds contient des documents couvrant la période de 1380 à nos jours. Il permet d’aborder l’histoire de la Communauté puis Municipalité d’Eysins sous ses différents aspects politiques économiques et sociaux. On y trouve de nombreux documents ayant trait à la gestion générale de la Commune, tels que l’ensemble des procès-verbaux de la Communauté puis Municipalité depuis 1763, les procès-verbaux du Conseil général et Communal (dès 1815), les copies de la correspondance envoyée et reçue et toutes les affaires courantes traitées par l’Administration communale. Le document le plus ancien remonte à 1380. Il s’agit d’un acte de donation en faveur de la Confrérie du Saint-Esprit d’Eysins. Enfin, les premiers comptes conservés reflètent la situation financière d’Eysins dès 1833.
Évaluation, élimination et calendrier de conservation
Les éliminations pratiquées sur place, ont porté essentiellement sur des doublons de correspondances, des circulaires émanant de l’administration cantonale. Ces documents ont étés éliminés par une entreprise de destruction spécialisée. Les pièces comptables de plus de 10 ans ont également éliminées et ont fait l’objet d’un bordereau d’élimination visé par le Syndic.
Accroissements
L’accroissement se fait régulièrement en fonction de la production de l’Administration.
Mode de classement
Ancien plan de classement :
L’archiviste itinérant, Gilbert Rochat a dressé un premier cadre de classement puis un inventaire des documents vers 1963. Malheureusement, celui-ci ne répondait pas aux espérances placées en lui, car : « La répartition des documents pas supports (groupes registres), matières (documents isolés en classeurs) et groupe transitoire (documents des 25 dernières années), ses cotes compliquées, ses analyses défaillantes et ses rubriques globalisantes ne satisfont ni les historiens, incapables de citer les cotes de l’inventaire, ni les secrétaires municipaux, embarrassés pour retrouver rapidement un document ». Le mode de classement élaboré par Gilbert Rochat a été complété par Robert Pictet (Archives cantonales vaudoises) en 1999. Le plan « Rochat » a été définitivement clôt à cette date. En 2004 et 2005, Muriel Spitale, MSE Conseil a procédé au classement des archives historiques couvrant la période de 1862 à 2005. Ces dernières ont été organisées selon le « Plan de classement type des Archives cantonales vaudoises ». Il s’agit d’un cadre qui donne des descriptions des documents, indique leurs dates et attribue des cotes alphabétiques aux sections du classement. Les documents courants de l’administration communale (classeurs et dossiers suspendus) ont quant à eux été organisés par MSE Conseil selon un plan de classement « maison » basé sur les 5 dicastères de l’administration Eysinoise. Les documents postérieurs à l’année 2005 sont inventoriés selon le « type plan comptable vaudois ».
Plan de classement en vigueur :
Le plan de classement de l’Administration communale d’Eysins a été élaboré par Vincent Guillot, Pro Archives Conseils en mai 2011. Il s’inspire largement du « type plan comptable vaudois 1980 », validé par plusieurs instances : le Service des Communes et des relations Institutionnelles (SeCRI), le Comité de l’Association Vaudoise des Secrétaires Municipaux (AVSM), les Archives cantonales vaudoises (ACV) et l’Association vaudoise des archivistes (AVA). Une concordance du plan a été établie entre les documents papier et les répertoires électroniques. Les couleurs affichées dans le premier niveau sont utilisées afin de distinguer les séries plus aisément. Ces couleurs coïncident avec les classeurs fédéraux dans lesquels prennent place les archives courantes du Greffe municipal.
Conditions d’accès
Consultable selon les délais et restrictions en vigueur dans les archives communales vaudoises définie par la loi vaudoise du l’archivage (Larch) du 01.01.2012
Conditions de reproduction
Reproductible selon les délais et restrictions en vigueur dans les archives communales vaudoises définie par la loi vaudoise du l’archivage (Larch) du 01.01.2012
Langue des documents
- français suisse
Écriture des documents
Notes de langue et graphie
Quelques rares documents du XVème au XVIème siècle en latin
Caractéristiques matérielle et contraintes techniques
Instruments de recherche
Plan de classement et inventaire papier. Base de données, Inventaire général des archives communales vaudoises avant 1961, [en ligne]
Existence et lieu de conservation des originaux
Existence et lieu de conservation des copies
Unités de description associées
Identifiant(s) alternatif(s)
Mots-clés - Sujets
Mots-clés - Lieux
Mots-clés - Noms
Mots-clés - Genre
Identifiant de la description
Identifiant du service d'archives
Règles et/ou conventions utilisées
Notice descriptive conforme à la norme ISAD(G)
Statut
Niveau de détail
Dates de production, de révision, de suppression
Import réalisé en avril 2020
Langue(s)
Écriture(s)
Sources
Dictionnaire historique de la Suisse (DHS). [en ligne]. http://www.hls-dhs-dss.ch
Note de l'archiviste
Description réalisée par Vincent Guillot, Pro Archives Conseils d’après ISAD(G), norme générale et internationale de description archivistique, 2e éd., 2000
Note de l'archiviste
Import réalisé par Elodie Herren, Pro Archives Conseils SA