Cote
Titre
Date(s)
- 1435 - (Production)
Niveau de description
Section
Étendue matérielle et support
25 mètres linéaires environ dont 11 ml (uniquement pour les documents du « type plan comptable vaudois »). Documents textuels, photographies.
Nom du producteur
Notice biographique
Histoire archivistique
Les archives communales de Givrins sont conservées dans un local situé au sous-sol de l’Administration communale (Route de la Bellangère 6) depuis 2010. Ce local dont la capacité d’accueil est de 195 mètres linéaires est équipé de rayonnages mobiles.
L’état sanitaire des documents était insatisfaisant en novembre 2010. La majeure partie des archives prenait place dans des boîtes ou des classeurs fédéraux peu adaptés à la conservation à long terme des archives historiques. Il a fallu procéder à l’évaluation (conservation ou élimination) d’environ 9 mètres linéaires de documents représentant 167 classeurs fédéraux, 84 boîtes d’archives et 31 dossiers suspendus. Au final, seulement 11 ml ont été intégrés à l’intérieur du plan de classement « type plan comptable » et environ 400 kilos de documents ont étés éliminés. Le local d’archives a été entièrement nettoyé et réorganisé dans le but de densifier la masse documentaire. Les documents du « type plan comptable vaudois » prennent place dans des boîtes et des fourres à rabat ISO 9706 fournies par la maison Oekopack. Par ailleurs, les trombones et les fourres en matière plastique ont été retirés des dossiers. Enfin, pour simplifier les recherches, une partie des archives a été étiquetée avec un numéro en ordre continu (BO 1 à … La mention BO signifie « boîte »).
L’état sanitaire des archives est désormais plus que satisfaisant. L’humidité relative de l’air est dans la norme de 55% pour une température aux alentours de 18-20°.
Source immédiate d'acquisition ou de transfert
Portée et contenu
Le fonds contient des documents couvrant la période de 1435 à nos jours. Il permet d’aborder l’histoire de la Communauté puis Municipalité de Givrins sous ses différents aspects politiques économiques et sociaux. On y trouve de nombreux documents ayant trait à la gestion générale de la Commune, tels que l’ensemble des procès-verbaux de la Communauté puis Municipalité depuis 1685, les procès-verbaux du Conseil général et Communal (dès 1815), les copies de la correspondance envoyée et reçue et toutes les affaires courantes traitées par l’Administration communale depuis 1635. Le document le plus ancien remonte à 1435. Il s’agit d’un acte de Reconnaissance par Louis de Savoie de la montagne de la Joux Noire. Enfin, les premiers comptes conservés reflètent la situation financière de Guvrins dès 1626.
Évaluation, élimination et calendrier de conservation
Les éliminations pratiquées sur place, ont porté essentiellement sur des doublons de correspondances, des circulaires émanant de l’administration cantonale. Ces documents ont étés éliminés par une entreprise de destruction spécialisée.
Accroissements
L’accroissement se fait régulièrement en fonction de la production de l’Administration.
Mode de classement
Ancien plan de classement
Après le passage de l'archiviste F-Raoul Campiche au début du Xxème siècle (1921 et 1928), Gilbert Rochat a dressé un deuxième cadre de classement puis un inventaire des documents en 1961. Le mode de classement élaboré par Gilbert Rochat a été complété par Robert Pictet et Michel Steiner (Archives cantonales vaudoises) en 1983.
Au cours des années suivantes cet inventaire a été largement complété par Ariane Rathgeb, préposée au Contrôle des habitants. Les cotes et les dossiers créés par Ariane Rathgeb ont été ventilés par Pro Archives Conseils dans le « type plan comptable » afin de clore l’inventaire de Rochat et Pictet. Les cotes « Rathgeb » figurent désormais dans le champ « ancienne cote » du « type plan comptable vaudois ».
Plan de classement en vigueur
Le plan de classement de l’Administration communale de Givrins a été élaboré par Vincent Guillot, Pro Archives Conseils en mai 2011. Il s’inspire largement du « type plan comptable vaudois 1980 », validé par plusieurs instances : le Service des Communes et des relations Institutionnelles (SeCRI), le Comité de l’Association Vaudoise des Secrétaires Municipaux (AVSM), les Archives cantonales vaudoises (ACV) et l’Association vaudoise des archivistes (AVA). Une concordance du plan a été établie entre les documents papier et les répertoires électroniques. Les couleurs affichées dans le premier niveau sont utilisées afin de distinguer les séries plus aisément. Ces couleurs coïncident avec les classeurs fédéraux dans lesquels prennent place les archives courantes du Greffe municipal.
Plan de classement résumé
-
ADMINISTRATION GENERALE
10 Autorités
11 Greffe municipal
12 Economat
13 Personnel communal
14 Intérêts généraux
16 Tourisme
18 Transports publics
19 Informatique et télécommunication -
FINANCES
20 Comptabilité générale, caisse et contentieux
21 Impôts et taxes
22 Service financier
23 Amortissements et réserves
24 Assurances choses -
DOMAINES ET BATIMENTS, PROPRIETES COMMUNALES
30 Administration-technique
31 Terrains, domaines agricoles
32 Forêts, pâturages, montagnes
33 Vigne
34 Gérance
35 Bâtiments communaux
36 Installations sportives -
TRAVAUX PUBLICS, ENVIRONNEMENT, URBANISME
40 Administration
41 Technique
42 Urbanisme, architecture et environnement
43 Routes, chemins et voirie
44 Parcs, promenades et cimetière
45 Déchets et ordures ménagères
46 Assainissement
47 Cours d’eau, rives et ports -
FORMATION, JEUNESSE, CULTURE, EGLISES
51 Formation
53 Transports scolaires - Déplacements
54 Para-scolaire
55 Culture
56 Institution à caractère culturel
57 Jeunesse
58 Eglises
59 Sports -
SECURITE PUBLIQUE
60 Police cantonale
61 Police municipale – police de proximité
62 Contrôle des habitants et bureau des étrangers
63 Police sanitaire
64 Inhumations
65 Service de défense incendie et de secours
66 Protection civile
67 Police du commerce
68 Affaires militaires -
AFFAIRES SOCIALES
70 Administration
71 Aide sociale
72 Assurances sociales (AVS, AI)
73 Santé publique
74 Logement
75 Travail et chômage
76 Accueil de la petite enfance -
SERVICES INDUSTRIELS
81 Eau
82 Electricité
83 Gaz
85 Distribution de son et d’image, multimédia
86 Energies renouvelables
Conditions d’accès
Consultable selon les délais et restrictions en vigueur dans les archives communales vaudoises définie par la loi vaudoise du l’archivage (Larch) du 01.01.2012.
Conditions de reproduction
Langue des documents
- français suisse
Écriture des documents
Notes de langue et graphie
Caractéristiques matérielle et contraintes techniques
Instruments de recherche
Existence et lieu de conservation des originaux
Existence et lieu de conservation des copies
Unités de description associées
Identifiant(s) alternatif(s)
Mots-clés - Sujets
Mots-clés - Lieux
Mots-clés - Noms
Mots-clés - Genre
Identifiant de la description
Identifiant du service d'archives
Règles et/ou conventions utilisées
Notice descriptive conforme à la norme ISAD(G).
Statut
Niveau de détail
Dates de production, de révision, de suppression
Description réalisée en janvier 2013.
Langue(s)
Écriture(s)
Sources
Note de l'archiviste
Description réalisée par Vincent Guillot, Pro Archives Conseils d’après ISAD(G), norme générale et internationale de description archivistique, 2e éd., 2000.