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Title
Date(s)
- 1365- (Creation)
Level of description
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Extent and medium
15 mètres linéaires (uniquement pour les archives définitives). Documents textuels, photographies
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Administrative history
Repository
Archival history
Les archives communales de Le Vaud était conservées dans un local situé dans le parking souterrain du bâtiment communal « Christinet I ». Les documents ont été déménagés en avril 2012 pour prendre place dans un nouveau local construit à proximité de l’ancien. Ce nouveau lieu de conservation est équipé d’armoires blindées et d’un coffre-fort provenant du milieu bancaire. Sa capacité totale est de 36 mètres linéaires (armoires blindées : 18 ml, armoires en bois : 18 ml).
L’état sanitaire des documents était préoccupant en novembre 2009. La majeure partie des archives prenait place dans des boîtes ou des classeurs fédéraux (rouillés pour certains) peu adaptés à la conservation à long terme. Les documents des années 1965 à 2006 n’étaient intégrés dans aucun plan de classement. Ces derniers avaient étés déposés sur des rayonnages dans le plus grand désordre. Il a donc fallu procéder à l’évaluation (conservation ou élimination) de 638 classeurs, 221 dossiers suspendus, 164 registres et 108 boîtes. Une partie des documents a été intégrée à l’intérieur du plan de classement « type plan comptable ». Une autre partie a été éliminée (cf. page suivante).
Le nouveau local d’archives a été entièrement réorganisé dans le but de densifier la masse documentaire. Désormais, les documents prennent place dans des boîtes et des fourres à rabat ISO 9706 fournies par la société suisse Oekopack. Par ailleurs, les trombones et les fourres en matière plastique ont été retirés des dossiers. Enfin, pour simplifier les recherches, chaque boîte a été étiquetée avec un numéro en ordre continu.
L’état sanitaire des archives est désormais plus que satisfaisant. Grâce à un déshumidificateur, l’humidité relative de l’air reste dans la norme de 55% et la température aux alentours de 18-20°.
Lors de l’inventorisation des archives historiques qui s’est déroulée entre juin 2011 et janvier 2012, un effort particulier a été porté sur le conditionnement ad-hoc des documents les plus fragiles et précieux (XIVème au XXème siècle) qui ont étés conditionnés dans des boîtes et des fourres non acides avec réserve alcaline de type ISO 9706. Ces mesures ont concerné environ 8 ml de documents.
Immediate source of acquisition or transfer
Content and structure area
Scope and content
Le fonds contient des documents couvrant la période de 1365 à nos jours. Il permet d’aborder l’histoire de la Communauté puis Municipalité de Le Vaud sous ses différents aspects politiques économiques et sociaux. On y trouve de nombreux documents ayant trait à la gestion générale de la Commune, tels que l’ensemble des procès-verbaux de la Communauté puis Municipalité depuis 1687, les procès-verbaux du Conseil général et Communal (dès 1815), les copies de la correspondance envoyée et reçue et toutes les affaires courantes traitées par l’Administration communale. Le document le plus ancien remonte au milieu du XIV siècle. Il s’agit d’un acte d’abergement de 1365 qui ne concerne pas directement la Commune. Enfin, les premiers comptes conservés reflètent la situation financière de Le Vaud dès 1819.
Appraisal, destruction and scheduling
Les éliminations pratiquées sur place, ont porté essentiellement sur des doublons de correspondances, des circulaires émanant de l’administration cantonale (8.86 mètres linéaires). Ces documents ont été éliminés par une entreprise de destruction spécialisée. Les pièces comptables de plus de 10 ans ont également été éliminées et ont fait l’objet d’un bordereau d’élimination visé par le Syndic. Un échantillonnage a été effectué (1 année conservée par décennie).
Accruals
L’accroissement se fait régulièrement en fonction de la production de l’Administration.
System of arrangement
Les archives communales de Le Vaud sont organisées selon deux plans de classement distincts. L’archiviste itinérant, Gilbert Rochat a élaboré un premier cadre de classement puis un inventaire sommaire des documents en 1965. Malheureusement, celui-ci ne répondait pas aux espérances placées en lui, car :
« La répartition des documents pas supports (groupes registres), matières (documents isolés en classeurs) et groupe transitoire (documents des 25 dernières années), ses cotes compliquées, ses analyses défaillantes et ses rubriques globalisantes ne satisfont ni les historiens, incapables de citer les cotes de l’inventaire, ni les secrétaires municipaux, embarrassés pour retrouver rapidement un document ».
COUTAZ, Gilbert, [et al]. Panorama des archives communales vaudoises 1401-2003. Lausanne, 2003. p. 189 (124. Bibliothèque historique vaudoise)
Les documents postérieurs à l’inventaire « Rochat » de 1965 n’étaient intégrés dans aucun un plan de classement. Seule une partie des documents de la législature (depuis 2006-2011) était classée selon la numérotation du plan comptable de la Commune et prenaient place dans les dossiers suspendus du Greffe municipal. Ceux-ci ont été ventilés à l’intérieur du « type plan comptable » (cf. page suivante).
Plan de classement en vigueur :
Le plan de classement de l’Administration communale de Le Vaud a été élaboré par Vincent Guillot, Pro Archives Conseils entre novembre et décembre 2010. Il s’inspire largement du « type plan comptable vaudois 1980 », validé par plusieurs instances : le Service des Communes et des relations Institutionnelles (SeCRI), le Comité de l’Association Vaudoise des Secrétaires Municipaux (AVSM), les Archives cantonales vaudoises (ACV) et l’Association vaudoise des archivistes (AVA). Une concordance du plan a été établie entre les documents papier et les répertoires électroniques. Les couleurs affichées dans le premier niveau sont utilisées afin de distinguer les séries plus aisément. Ces couleurs coïncident avec les classeurs fédéraux dans lesquels prennent place les archives courantes du Greffe municipal.
Conditions of access and use area
Conditions governing access
Consultable selon les délais et restrictions en vigueur dans les archives communales vaudoises définie par la loi vaudoise du l’archivage (Larch) du 01.01.2012
Conditions governing reproduction
Reproductible selon les délais et restrictions en vigueur dans les archives communales vaudoises définie par la loi vaudoise du l’archivage (Larch) du 01.01.2012
Language of material
- Swiss French
Script of material
Language and script notes
Physical characteristics and technical requirements
Finding aids
Plan de classement et inventaire papier. Base de données, Inventaire général des archives communales vaudoises avant 1961, [En ligne]
Allied materials area
Existence and location of originals
Localisation : Le Vaud
Existence and location of copies
Related units of description
Publication note
Dictionnaire historique de la Suisse (DHS). [En ligne]. http://www.hls-dhs-dss.ch
Notes area
Alternative identifier(s)
Access points
Subject access points
Place access points
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Description identifier
Institution identifier
Rules and/or conventions used
Notice descriptive conforme à la norme ISAD(G)
Status
Level of detail
Dates of creation revision deletion
Description réalisée en juin 2012
Language(s)
Script(s)
Sources
Archivist's note
Description réalisée par Vincent Guillot, Pro Archives Conseils d’après ISAD(G), norme générale et internationale de description archivistique, 2e éd., 2000